2Charta-Sozial heißt eine neue DMS-Anwendung für Sozialämter der LORENZ Orga-Systeme GmbH. Durch die Verbindung des eigenen Dokumentenmanagementsystems 2Charta-DMS mit der Fachanwendung Comp.ASS von Prosozial können Beschäftigte der Bereiche Arbeit, Soziales und Gesundheit ihre Fallakten durchgehend digital bearbeiten.

Nicht nur in so genannten Optionskommunen, die Leistungsgewährung und Fallmanagement unter einem Dach vereinen, führen getrennte Aktenstände einzelner Bereiche oft zu umständlichen Verwaltungsabläufen. Mit 2Charta-Sozial lässt sich hier eine einheitliche Akte für alle Abteilungen im Bereich Arbeit, Soziales und Gesundheit einrichten. 2Charta-Sozial lässt sich in Struktur und Aufbau flexibel an die Arbeitsabläufe und Mitarbeitergruppen der Sozialämter anpassen – empfehlenswert insbesondere für große Behörden mit über 100 Beschäftigten, in denen die Arbeits- und Funktionsteilung ein prägnantes Merkmal ist.

Die Stammdaten des Leistungsempfängers pflegt der Sachbearbeiter wie bisher in Comp.ASS. Der Sachbearbeiter kann jederzeit auf Knopfdruck eine neue Akte in 2Charta-Sozial anlegen, ebenso wird automatisiert eine Akte angelegt, sobald aus dem Fachverfahren ein Dokument, etwa ein Bescheid, erzeugt wird. Die Eingangspost wird dabei entweder in der Poststelle gescannt und über das 2Charta-Posteingangsmodul in einzelne Postkörbe verteilt. Oder der Sachbearbeiter scannt die Dokumente direkt an seinem Arbeitsplatz in die entsprechende Akte im Archiv. Auch Outlook-Mail-Dokumente und deren Anhänge können verarbeitet werden.

Die oberste Ebene der Aktenstruktur ergibt sich in der Regel aus der Bedarfsgemeinschaft, unterhalb dessen lassen sich verschiedene Teilakten anlegen, etwa für Unterhaltsverfahren, Gerichtverfahren oder Weiterbildungsmaßnahmen. Sie dienen dem Backoffice-Mitarbeiter aus der Leistungssachbearbeitung als Arbeitsgrundlage und stehen allen anderen zugriffsberechtigten Mitarbeitern als Informationsbasis bzw. Dokumentenpool zur Verfügung.

Als neuer Anwender wird das Landratsamt Schmalkalden-Meiningen die kombinierte Lösung aus Comp.ASS und 2Charta-Sozial 2012 in ihrem Kommunalen Jobcenter des Fachbereiches Arbeit, Soziales und Gesundheit einsetzen. Die rd. 110 Mitarbeiter/innen des Jobcenters können dadurch Akten der Arbeitssuchenden durchgehend digital bearbeiten. Grundinformationen über die jeweilige Bedarfsgemeinschaft recherchiert der Mitarbeiter direkt in Comp.ASS, per Knopfdruck kann der Anwender komfortabel die elektronische Akte aufrufen und dort die vorhandenen Dokumente zur Bearbeitung nutzen. Die Indexdaten des DMS dienen der Identifikation der Akte und Nebenakten sowie dem effizienten und schnellen Auffinden von gesuchten Dokumenten. Das Landratsamt Schmalkalden-Meiningen setzt die Software 2Charta-DMS von Lorenz Orga bereits seit 2009 im Straßenverkehrsamt sowie Führerscheinwesen mit Schnittstellen zu den dortigen Verfahren KFZ OK.Vorfahrt sowie Führerschein OK.EFA ein.

Die Funk Zander und Partner GmbH, Sage-Integrationspartner mit Hauptsitz in Leipzig, bietet jetzt eine voll in die Sage Fibu und Warenwirtschaft integrierte Lösung für die Bearbeitung und Ablage von Rechnungen. Dazu hat Funk Zander und Partner die Produkte FlowManager Invoice als Rechnungsworkflow und 2Charta-DMS der LORENZ Orga-Systeme GmbH in die Sage ERP Lösung integriert. Das Gesamtprodukt aus ERP, DMS und Workflow ist stand alone sowie auch als Cloud-Lösung einsetzbar.

Sage bietet betriebswirtschaftliche Software und Services für Kleinunternehmen bis hin zum gehobenen Mittelstand und ist mit mehr als 5,8 Millionen Kunden weltweit der drittgrößte Anbieter in diesem Segment. Die Funk, Zander & Partner GmbH, Developer Partner und Solution Center der Sage Software GmbH, realisiert branchenübergreifende und -spezifische Erweiterungen für die ERP-Lösung Office Line Evolution von Sage.

Weil immer mehr Sage-Anwender eine integrierte Lösung aus Warenwirtschaft, elektronischer Rechnungsprüfungsworkflows und revisionssicherer Ablage von Rechnungen wünschen, hat Funk, Zander & Partner die Office Line Evolution Suite jetzt um Funktionen für diese Zwecke ergänzt. Über eine Schnittstelle hat der Sage-Partner FlowManager Invoice und 2Charta-DMS – beides Produkte der Lorenz Orga-Systeme GmbH – an das ERP-System angebunden. Vor der Integration hat Funk, Zander & Partner die Software von Lorenz Orga zunächst durch Einsatz im eigenen Haus getestet. Die integrierte Lösung ist als fertiges Produkt mit geringer Einführungszeit erhältlich, die Komponenten lassen sich jedoch auch einzeln nutzen – „weil viele unserer Kunden bereits Sage mit einem angeschlossenen DMS im Einsatz haben und lediglich den Rechnungsworkflow neu benötigen“, erklärt Michael Zander, Geschäftsführer von Funk Zander und Partner.

Der mandantenfähige FlowManager Invoice wird wahlweise lokal installiert oder zur Cloud-Nutzung angeboten. Die Rechnungsprüfungs-Software wurde speziell für Mittelständler konzipiert und basiert auf dem Workflowsystem 2Charta-BPM. Konzipiert wurde der Workflow als standardisiertes Produkt, welches sich unmittelbar in bereits vorhandene Finanz-Buchhaltungs- und Archivsysteme integrieren lässt. Durch seine strategische Zusammenarbeit mit verschiedenen Rechenzentren der öffentlichen Hand, darunter Ekom21, verfügt Lorenz Orga über besondere Expertise bei mietbaren ASP-Lösungen – heute als Cloud-Computing bekannt. Diesen Service bietet der Hersteller mit dem FlowManager Invoice nun auch Kunden aus dem Mittelstand. Die Rechnungen werden dabei im Unternehmen gescannt, die weitere Bearbeitung läuft innerhalb der Cloud-Workflow-Lösung.

Cloud Computing ist auch bei Kommunen im Vormarsch. Treibender Faktor dabei ist nicht immer die Kommunalverwaltung selbst, wie das Beispiel der Standesämter zeigt: Der Verlag für Standesamtwesen empfiehlt den Nutzern seiner Branchenanwendung Autista mit der neuesten Version 9.3 einen Betrieb im Hosting-Service. Die Software in der hauseigenen EDV-Abteilung laufen zu lassen, sei infrastrukturell mittlerweile zu aufwändig, heißt es. In Sachsen greifen deshalb bereits zwölf Kommunen mit knapp 200.000 Einwohnern auf Autista als Cloud-Service beim Rechenzentrum der IT-Consult Halle GmbH (ITC) zu. Dabei nutzen sie auch das elektronische Personenstandsregister ePR21+, das die LORENZ Orga-Systeme GmbH in Zusammenarbeit mit der ekom21 entwickelt hat. Die ITC hat diese Systemarchitektur übernommen und ihren spezifischen Bedingungen angepasst. Welche Vorteile dies für die kommunale Arbeit bringt, zeigt das Beispiel der Stadt Reichenbach im Vogtland.

Mit Inkrafttreten des Personenstandsgesetzes 2009 hat sich im Standesamtswesen bundesweit einiges geändert. So erlegt § 3 PStG den Kommunen seit 1. Januar 2009 die Führung eines elektronischen Personenstandsregisters auf; eine Übergangsfrist, innerhalb derer noch Papierregister geführt werden dürfen, endet am 31. Dezember 2013. Zudem müssen die Standesämter untereinander und mit anderen Behörden elektronisch über das IT-Datenaustauschformat XPersonenstand kommunizieren und auch Sammelakten können - und sollten - elektronisch geführt werden.

„Wir haben die Standesamtslösung Autista schon seit vielen Jahren installiert“, erklärt Andreas Plietzsch, EDV-Administrator in der Verwaltung der Stadt Reichenbach im Vogtland, „mit dem Update auf die Version 9.3 und der vorgeschriebenen Anbindung an ein Personenstandsregister hat der Hersteller die Anforderung an den Betrieb der Software aber drastisch erhöht. Deshalb haben wir uns 2010 dafür entschieden, die Lösung fortan als Cloud-Service zu nutzen.“ Die EDV-Abteilung verglich dazu Angebote und Konzepte mehrerer Anbieter. Für IT-Consult Halle GmbH sprachen neben technischen Anforderungen auch finanzielle und organisatorische Gründe. Andreas Plietzsch: „Wir nutzen schon seit längerem das Content Management System der IT-Consult GmbH und haben die Zuverlässigkeit, Kundenfreundlichkeit, Know-how und die gute Beratung von IT-Consult Halle schätzen gelernt.“

IT-Consult Halle GmbH bietet ausgereiftes elektronisches Personenstandsregister

Mitentscheidend war vor allem, dass der Rechenzentrumsbetreiber mit ePR21+ bereits ein ausgereiftes elektronisches Personenstandsregister anbieten konnte. ePR21+ verfügt zudem über Web Services-Schnittstellen zu AutiSta (sowie weiteren Standesamts-Fachverfahren wie OpenElViS) auf Basis der definierten Registerschnittstelle der Fachhochschule Gießen-Friedberg. Diese Rechenzentrumslösung für Standesämter wurde komplett von der LORENZ Orga-Systeme GmbH entwickelt und ist bereits bei mehr als 60 Kommunen in Sachsen-Anhalt im Einsatz. „Über den bisherigen Anwenderkreis hinaus bieten wir ePR21+ seit kurzem auch Kommunen in Sachsen und anderen Bundesländern an“, erklärt Olaf Ueberschär, Projektmanager bei der IT-Consult Halle GmbH.

Höhere Datensicherheit und komfortableres Arbeiten für die Standesbeamten

Personenbezogene Daten dokumentierten die Standesbeamten in der Stadt Reichenbach im Vogtland. früher wie üblich in Papierform in doppelter Ausführung: Das Hauptbuch war das Standesamtsbuch, als Sicherungskopie diente das Zweitbuch. Gemäß PStG muss jedes Standesamt diese Dokumentation nun spätestens ab 2014 elektronisch durchführen. Nach erster Skepsis wollen die drei Beschäftigten im Standesamt inzwischen gar nicht mehr zu den alten Büchern zurück. Denn die Arbeit hat sich damit sichtlich vereinfacht. Zum Einen sind elektronische Einträge schneller erstellt als solche in Papierform. Will man ferner später einzelne Personenstandseinträge einsehen, ist der Zugriff wesentlich schneller, denn die Einträge sind auf Knopfdruck am Bildschirm aufgerufen und die Standesbeamten haben einen sofortigen Nachweis über alle Beurkundungen. Auch um die Sicherheit der Unterlagen muss man sich in Reichenbach beim Cloud-Betrieb nicht mehr selbst kümmern, die ITC führt Haupt- und Sicherungsregister, gemäß den gesetzlichen Vorgaben, in zwei verschiedenen Rechenzentren.

An die lokalen Standesamtsarbeitsplätze in Reichenbach stellt die kombinierte Autista/ePR21+-Lösung nur geringe Anforderungen. Die Verbindung zum Rechenzentrum wird mittels vorbereitetem Remotedesktop via Internet aufgebaut, der Zugriff auf die Applikation findet unkompliziert durch die bereitgestellten Zugangsdaten statt. „Zwecks elektronischer Signierung haben wir für unsere drei Mitarbeiterinnen USB-Signaturgeräte von KOBIL installiert und Signaturkarten des Anbieters Deutsche Post Sign Trust angeschafft“, erläutert Andreas Plietzsch, „die Signaturkomponente fügt sich gut in den Standesamtsworkflow ein.“ Standesamtsoftware und das elektronisches Personenstandsregister laufen bei der ITC – wie es der Gesetzgeber fordert – aus Datenschutzgründen als abgeschlossenes System.

Die Sammelakten-Funktion

Ein weiteres Thema bei der Einführung der elektronischen Personenstandsregister ist das elektronische Führen der Sammelakten. Hierzu hat LORENZ-Orga eine Sammelakten-Funktionen in ePR21+ integriert. Die Standesbeamten können die Dokumente der Sammelakten einscannen. Diese werden im ePR21+ dem entsprechenden Registereintrag zugeordnet. In Reichenbach hat man dafür leistungsstarke Fujitsu- Einzugsscanner installiert. Das elektronische Führen von Sammelakten wird vom Gesetzgeber erlaubt, erspart den Gang in das Archiv und erlaubt einen wesentlich schnelleren Zugriff auf die Akten.

Durch den Cloud-Betrieb hat sich die Arbeit im Standesamt der Stadt Reichenbach im Vogtland sowohl hinsichtlich Sicherheit wie auch Bedienerfreundlichkeit und Auskunftsfähigkeit deutlich verbessert, findet Andreas Plietzsch. Besonders wichtig war es ihm, für die neue Lösung nicht die gesamte Netzwerkgestaltung ändern zu müssen. „Für einen reibungslosen Standesamtsbetrieb braucht man eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung, ein hochverfügbares Rechenzentrum und einen dauerhaft erreichbaren Signaturanbieter. Ein erfolgreicher Cloud-Betrieb hängt vor allem von schnellen Zugriffszeiten zwischen lokalem Signaturkartenleser und Scanner einerseits und der Rechenzentrumslösung andererseits ab“, so das Fazit des EDV-Administrator. Die bei Rechenzentrumslösungen zu erwartenden Verzögerungen bei Eingaben und Bildwiedergabe konnten die Mitarbeiter der IT-Consult Halle GmbH auf ein Minimum beschränken. Aktuell arbeitet die Stadt in Absprache mit dem Dienstleister an einer optimierten Anbindung der lokalen Drucker. Vor diesem Hintergrund stellt die Rechenzentrumslösung der IT-Consult Halle GmbH und LORENZ Orga-Systeme GmbH für die Stadt Reichenbach im Vogtland. eine optimale Alternative zum Betrieb im eigenen Haus dar.

Die Stadtverwaltung Neu-Isenburg, Hessen, bearbeitet ihre Eingangsrechnungen jetzt mit dem Rechnungsworkflow „FlowManager Invoice“. Im Einsatz ist außerdem die DMS-Software der LORENZ Orga-Systeme GmbH. Beide Systeme werden als Cloud-Lösung betrieben.

Durch die elektronische Rechnungsprüfung entfallen in Neu-Isenburg die bislang üblichen Kontierungsbelege für fast 30.000 Buchungen jährlich. Insgesamt rund 120.000 Seiten müssen nicht mehr in Papierform bearbeitet, sortiert, abgeheftet und archiviert werden. Die komplette Sachbearbeitung mit Rechnungsprüfung, digitaler Signatur der Anordnung sowie Anweisung des Geldes und Verbuchung der Beträge findet ausschließlich am Bildschirm statt. Nach erfolgter Signatur wird der Workflowprozess automatisch beendet und die erfassten Buchungsdaten an Belegschnittstelle des Kassensystems zwecks dortiger Buchung übergeben. Die Rechnungsbearbeitung und Überweisung des Geldes an die Lieferanten beschleunigen und vereinfachen sich dadurch enorm.

Für die Recherche stehen die elektronischen Belege während ihrer Bearbeitungszeit und anschließend in 2Charta-DMS zur Verfügung. Über das interne Netz hat jeder Berechtigte in der Stadtverwaltung Zugriff auf die Rechnungen und deren Bearbeitungsstand. Für Recherchen müssen damit keine Akten mehr aus dem Schrank oder Archiv geholt werden.

„LORENZ hat das Projekt innerhalb kürzester Zeit umgesetzt“, erklärt Stefan Schmitt, Erster Stadtrat in Neu-Isenburg, „von der Entscheidung bis zum Produktivstart vergingen nur drei Monate.“ Bereits seit 10 Jahren archiviert die Stadt darüber hinaus ihre Akten im Bereich Steuern und Abgaben sowie im Einwohnerwesen digital in 2Charta-DMS. Dadurch spart sie jährlich mehrere hunderttausend Blatt Papier und senkt gleichzeitig Raum- und Archivierungskosten.

Einige sächsische Städte mit insgesamt mehr als 130.000 Einwohner/innen greifen auf das von Lorenz entwickelte elektronische Personenstandsregister „ePR21 Sachsen“ bereits zu und nutzen dabei auch die Sammelaktenlösung. Die Lösung erfüllt alle Anforderungen der Personenstandsverordnung zur Führung des elektronischen Registers und wird von der IT-Consult Halle derzeit kontinuierlich für weitere Kommunen ausgebaut.

§ 3 des Personenstandsgesetzes erlegt den Kommunen seit 1. Januar 2009 die Führung eines elektronischen Personenstandsregisters auf; eine Übergangsfrist, innerhalb derer noch Papierregister geführt werden dürfen, endet am 31. Dezember 2013. Die IT-Consult Halle verfügt bereits seit 2009 über umfangreiche Erfahrungen im ePR21-Betrieb und betreibt die Anwendung für derzeit mehr als 60 Kommunen in Sachsen-Anhalt. Auch bei der Einrichtung eines weiteren Registers für Kunden außerhalb Sachsen-Anhalts erhielt Lorenz nun den Auftrag für die technische Beratung, Planung und Konzeption der Anwendung sowie Entwicklung, Implementierung und laufende Pflege der Software.

ePR21 verfügt über Web Services-Schnittstellen zu den Standesamts-Fachverfahren AutiSta und OpenElViS auf Basis der definierten Registerschnittstelle der Fachhochschule Gießen-Friedberg. Die Anwendung beinhaltet zudem Integrationen in Clientanwendungen wie Aufsichts-Client für Aufsichtsbehörden, Sammelakten-Client für die digitale Ablage und Recherche von Sammelakten und Archiv-Client für die Verwaltung von Personenstandsbeurkundungen nach Erreichen der Archivpflicht. Alle Clients kommunizieren mit dem Server über https und XML-Datenstrom.

Weitere Schnittstellen bietet ePR21 zur Signaturanwendung von secrypt für die Validierung von Personenstandsbeurkundungen gegen ein Trust-Center und ArchiSig Server zur langfristigen Beweiskrafterhaltung der qualifizierten digitalen Unterschriften (Zeitstempeldienst/Übersignatur) sowie zu 2Charta, der DMS-Anwendung von Lorenz, und anderen DMS-/Archivierungssystemen für die unveränderbare Archivierung der Personenstandsbeurkundungen..

Als Dienstleister für Managed-Print-Services bietet die bü-tec GmbH Full-Service-Leistungen für Druck- und Kopiersysteme der Marken Ricoh, Sharp und Lexmark, von der Bedarfsanalyse über Ablauforganisation bis zur Produktberatung und laufendem Service. Um nicht nur die Arbeitsprozesse ihrer Kunden, sondern auch die eigenen zu optimieren, hat das Unternehmen jetzt den „FlowManager Invoice“ eingeführt. Winfried Jantz, Geschäftsführer der bü-tec GmbH: „Ein mittelständisches Unternehmen verfügt eben nicht über die Personalressourcen, um Monate lang ein Projektteam mit der Analyseaufgabe zu betrauen, deshalb hat uns die fertige Lösung von LORENZ überzeugt.“ Die Projektlaufzeit war mit gerade einmal zwei Monaten von der Entscheidung bis zum Pilotbetrieb extrem kurz.

Die papiergebundene Bearbeitung der Rechnungen an den zwei Standorten Wiesbaden und Koblenz war bislang ein Hemmnis für schlanke Abläufe im Unternehmen, verzögernd wirkte sich wegen des Papiertransportes auch die Einbeziehung des Steuerbüros aus. Mit digitalen Rechnungen im „FlowManager Invoice“ arbeiten die beiden Firmenstandorte sowie das Steuerbüro nun so, als handele es sich um ein einziges Unternehmen mit nur einem Standort – das Steuerbüro als Buchhaltungsabteilung!

Alle Eingangsrechnungen werden zentral in Wiesbaden gescannt und gehen dann sekundenschnell elektronisch zur sachlichen Prüfung und Freigabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Nach sachlicher und rechnerischer Prüfung und Freigabe innerhalb der bü-tec gelangen sie per Workflow an das Steuerbüro zur buchhalterischen Prüfung. Die Buchungsdaten werden aus dem Rechnungsworkflow automatisch in das Finanzbuchhaltungssystem Addison übernommen – die hierfür erforderliche Schnittstelle, wie für alle gängigen FiBu-Produkte. „Mit FlowManager Invoice ist jeder Bearbeitungsfortschritt einer Rechnung sofort einsehbar, Anfragen von Lieferanten bzgl. des Status der Rechnungsbearbeitung sind in Sekunden beantwortbar. Durch den Rechnungsworkflow haben wir mindestens eine Halbtagskraft eingespart“, erklärt Winfried Jantz.

Die Lösung basiert auf dem erprobten Workflowsystem 2Charta-BPM, mit welchem Lorenz bereits seit Jahren erfolgreich ist. Kommunen und Firmen erledigen mit 2Charta-BPM als webbasiertem state-of-the-art Workflow heute ihre Vorgänge elektronisch, beschleunigen Anträge oder bearbeiten ihre Eingangsrechnungen papierlos.

Konzipiert wurde der FlowManager als standardisiertes, komplettes Produkt, welches sich unmittelbar in bereits vorhandene Finanz-Buchhaltungs- und Archivsysteme integrieren lässt. Ein Anwender des neuen Produktes ist z.B. die bü-tec Büro-Maschinen Handels GmbH, welche damit ihre Arbeitsabläufe optimiert und beschleunigt. Eine Besonderheit dort war die Konnektivität zum externen Steuerberater als integrierten Bestandteils des Workflowprozesses.

Durch seine strategische Zusammenarbeit mit verschiedenen Rechenzentren der öffentlichen Hand, darunter Ekom21, verfügt Lorenz Orga seit vielen Jahren über besondere Expertise bei mietbaren ASP-Lösungen – heute als Cloud-Computing bekannt. Über 400 Kunden schwören auf diese Form der Nutzung der DMS- und BPM- Anwendungen von Lorenz Orga und profitieren von der preiswerten monatlichen Nutzungsgebühr statt dem Kauf von Software-Lizenzen. Diesen Service bietet Lorenz mit FlowManager Invoice nun auch Kunden aus dem Mittelstand. Die Rechnungen werden dabei im Unternehmen gescannt, die weitere Bearbeitung läuft innerhalb der Cloud-Workflow-Lösung.