Cloud Computing ist auch bei Kommunen im Vormarsch. Treibender Faktor dabei ist nicht immer die Kommunalverwaltung selbst, wie das Beispiel der Standesämter zeigt: Der Verlag für Standesamtwesen empfiehlt den Nutzern seiner Branchenanwendung Autista mit der neuesten Version 9.3 einen Betrieb im Hosting-Service. Die Software in der hauseigenen EDV-Abteilung laufen zu lassen, sei infrastrukturell mittlerweile zu aufwändig, heißt es. In Sachsen greifen deshalb bereits zwölf Kommunen mit knapp 200.000 Einwohnern auf Autista als Cloud-Service beim Rechenzentrum der IT-Consult Halle GmbH (ITC) zu. Dabei nutzen sie auch das elektronische Personenstandsregister ePR21+, das die LORENZ Orga-Systeme GmbH in Zusammenarbeit mit der ekom21 entwickelt hat. Die ITC hat diese Systemarchitektur übernommen und ihren spezifischen Bedingungen angepasst. Welche Vorteile dies für die kommunale Arbeit bringt, zeigt das Beispiel der Stadt Reichenbach im Vogtland.

Mit Inkrafttreten des Personenstandsgesetzes 2009 hat sich im Standesamtswesen bundesweit einiges geändert. So erlegt § 3 PStG den Kommunen seit 1. Januar 2009 die Führung eines elektronischen Personenstandsregisters auf; eine Übergangsfrist, innerhalb derer noch Papierregister geführt werden dürfen, endet am 31. Dezember 2013. Zudem müssen die Standesämter untereinander und mit anderen Behörden elektronisch über das IT-Datenaustauschformat XPersonenstand kommunizieren und auch Sammelakten können - und sollten - elektronisch geführt werden.

„Wir haben die Standesamtslösung Autista schon seit vielen Jahren installiert“, erklärt Andreas Plietzsch, EDV-Administrator in der Verwaltung der Stadt Reichenbach im Vogtland, „mit dem Update auf die Version 9.3 und der vorgeschriebenen Anbindung an ein Personenstandsregister hat der Hersteller die Anforderung an den Betrieb der Software aber drastisch erhöht. Deshalb haben wir uns 2010 dafür entschieden, die Lösung fortan als Cloud-Service zu nutzen.“ Die EDV-Abteilung verglich dazu Angebote und Konzepte mehrerer Anbieter. Für IT-Consult Halle GmbH sprachen neben technischen Anforderungen auch finanzielle und organisatorische Gründe. Andreas Plietzsch: „Wir nutzen schon seit längerem das Content Management System der IT-Consult GmbH und haben die Zuverlässigkeit, Kundenfreundlichkeit, Know-how und die gute Beratung von IT-Consult Halle schätzen gelernt.“

IT-Consult Halle GmbH bietet ausgereiftes elektronisches Personenstandsregister

Mitentscheidend war vor allem, dass der Rechenzentrumsbetreiber mit ePR21+ bereits ein ausgereiftes elektronisches Personenstandsregister anbieten konnte. ePR21+ verfügt zudem über Web Services-Schnittstellen zu AutiSta (sowie weiteren Standesamts-Fachverfahren wie OpenElViS) auf Basis der definierten Registerschnittstelle der Fachhochschule Gießen-Friedberg. Diese Rechenzentrumslösung für Standesämter wurde komplett von der LORENZ Orga-Systeme GmbH entwickelt und ist bereits bei mehr als 60 Kommunen in Sachsen-Anhalt im Einsatz. „Über den bisherigen Anwenderkreis hinaus bieten wir ePR21+ seit kurzem auch Kommunen in Sachsen und anderen Bundesländern an“, erklärt Olaf Ueberschär, Projektmanager bei der IT-Consult Halle GmbH.

Höhere Datensicherheit und komfortableres Arbeiten für die Standesbeamten

Personenbezogene Daten dokumentierten die Standesbeamten in der Stadt Reichenbach im Vogtland. früher wie üblich in Papierform in doppelter Ausführung: Das Hauptbuch war das Standesamtsbuch, als Sicherungskopie diente das Zweitbuch. Gemäß PStG muss jedes Standesamt diese Dokumentation nun spätestens ab 2014 elektronisch durchführen. Nach erster Skepsis wollen die drei Beschäftigten im Standesamt inzwischen gar nicht mehr zu den alten Büchern zurück. Denn die Arbeit hat sich damit sichtlich vereinfacht. Zum Einen sind elektronische Einträge schneller erstellt als solche in Papierform. Will man ferner später einzelne Personenstandseinträge einsehen, ist der Zugriff wesentlich schneller, denn die Einträge sind auf Knopfdruck am Bildschirm aufgerufen und die Standesbeamten haben einen sofortigen Nachweis über alle Beurkundungen. Auch um die Sicherheit der Unterlagen muss man sich in Reichenbach beim Cloud-Betrieb nicht mehr selbst kümmern, die ITC führt Haupt- und Sicherungsregister, gemäß den gesetzlichen Vorgaben, in zwei verschiedenen Rechenzentren.

An die lokalen Standesamtsarbeitsplätze in Reichenbach stellt die kombinierte Autista/ePR21+-Lösung nur geringe Anforderungen. Die Verbindung zum Rechenzentrum wird mittels vorbereitetem Remotedesktop via Internet aufgebaut, der Zugriff auf die Applikation findet unkompliziert durch die bereitgestellten Zugangsdaten statt. „Zwecks elektronischer Signierung haben wir für unsere drei Mitarbeiterinnen USB-Signaturgeräte von KOBIL installiert und Signaturkarten des Anbieters Deutsche Post Sign Trust angeschafft“, erläutert Andreas Plietzsch, „die Signaturkomponente fügt sich gut in den Standesamtsworkflow ein.“ Standesamtsoftware und das elektronisches Personenstandsregister laufen bei der ITC – wie es der Gesetzgeber fordert – aus Datenschutzgründen als abgeschlossenes System.

Die Sammelakten-Funktion

Ein weiteres Thema bei der Einführung der elektronischen Personenstandsregister ist das elektronische Führen der Sammelakten. Hierzu hat LORENZ-Orga eine Sammelakten-Funktionen in ePR21+ integriert. Die Standesbeamten können die Dokumente der Sammelakten einscannen. Diese werden im ePR21+ dem entsprechenden Registereintrag zugeordnet. In Reichenbach hat man dafür leistungsstarke Fujitsu- Einzugsscanner installiert. Das elektronische Führen von Sammelakten wird vom Gesetzgeber erlaubt, erspart den Gang in das Archiv und erlaubt einen wesentlich schnelleren Zugriff auf die Akten.

Durch den Cloud-Betrieb hat sich die Arbeit im Standesamt der Stadt Reichenbach im Vogtland sowohl hinsichtlich Sicherheit wie auch Bedienerfreundlichkeit und Auskunftsfähigkeit deutlich verbessert, findet Andreas Plietzsch. Besonders wichtig war es ihm, für die neue Lösung nicht die gesamte Netzwerkgestaltung ändern zu müssen. „Für einen reibungslosen Standesamtsbetrieb braucht man eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung, ein hochverfügbares Rechenzentrum und einen dauerhaft erreichbaren Signaturanbieter. Ein erfolgreicher Cloud-Betrieb hängt vor allem von schnellen Zugriffszeiten zwischen lokalem Signaturkartenleser und Scanner einerseits und der Rechenzentrumslösung andererseits ab“, so das Fazit des EDV-Administrator. Die bei Rechenzentrumslösungen zu erwartenden Verzögerungen bei Eingaben und Bildwiedergabe konnten die Mitarbeiter der IT-Consult Halle GmbH auf ein Minimum beschränken. Aktuell arbeitet die Stadt in Absprache mit dem Dienstleister an einer optimierten Anbindung der lokalen Drucker. Vor diesem Hintergrund stellt die Rechenzentrumslösung der IT-Consult Halle GmbH und LORENZ Orga-Systeme GmbH für die Stadt Reichenbach im Vogtland. eine optimale Alternative zum Betrieb im eigenen Haus dar.

Einige sächsische Städte mit insgesamt mehr als 130.000 Einwohner/innen greifen auf das von Lorenz entwickelte elektronische Personenstandsregister „ePR21 Sachsen“ bereits zu und nutzen dabei auch die Sammelaktenlösung. Die Lösung erfüllt alle Anforderungen der Personenstandsverordnung zur Führung des elektronischen Registers und wird von der IT-Consult Halle derzeit kontinuierlich für weitere Kommunen ausgebaut.

§ 3 des Personenstandsgesetzes erlegt den Kommunen seit 1. Januar 2009 die Führung eines elektronischen Personenstandsregisters auf; eine Übergangsfrist, innerhalb derer noch Papierregister geführt werden dürfen, endet am 31. Dezember 2013. Die IT-Consult Halle verfügt bereits seit 2009 über umfangreiche Erfahrungen im ePR21-Betrieb und betreibt die Anwendung für derzeit mehr als 60 Kommunen in Sachsen-Anhalt. Auch bei der Einrichtung eines weiteren Registers für Kunden außerhalb Sachsen-Anhalts erhielt Lorenz nun den Auftrag für die technische Beratung, Planung und Konzeption der Anwendung sowie Entwicklung, Implementierung und laufende Pflege der Software.

ePR21 verfügt über Web Services-Schnittstellen zu den Standesamts-Fachverfahren AutiSta und OpenElViS auf Basis der definierten Registerschnittstelle der Fachhochschule Gießen-Friedberg. Die Anwendung beinhaltet zudem Integrationen in Clientanwendungen wie Aufsichts-Client für Aufsichtsbehörden, Sammelakten-Client für die digitale Ablage und Recherche von Sammelakten und Archiv-Client für die Verwaltung von Personenstandsbeurkundungen nach Erreichen der Archivpflicht. Alle Clients kommunizieren mit dem Server über https und XML-Datenstrom.

Weitere Schnittstellen bietet ePR21 zur Signaturanwendung von secrypt für die Validierung von Personenstandsbeurkundungen gegen ein Trust-Center und ArchiSig Server zur langfristigen Beweiskrafterhaltung der qualifizierten digitalen Unterschriften (Zeitstempeldienst/Übersignatur) sowie zu 2Charta, der DMS-Anwendung von Lorenz, und anderen DMS-/Archivierungssystemen für die unveränderbare Archivierung der Personenstandsbeurkundungen..

Insgesamt 14 Mitarbeiter kümmern sich von montags bis samstags bis zu 11 Stunden täglich um die Änderungen von Adressen, die Beantragung von Reisepässen, Personalausweisen und die Bereitstellung von Informationen für andere Behörden.
Heute können berechtigte Mitarbeiter an allen Service-Plätzen parallel Dokumente elektronisch erstellen oder weiterverarbeiten sowie Recherchen unmittelbar - sozusagen ,,auf Knopfdruck" - am Arbeitsplatz erledigen. In Papierform vorliegendes Schriftgut der Bürger wird gescannt und in einer elektronischen Akte zugänglich gemacht.
Der Service für die Bürgerinnen und Bürger hat sich verbessert; da alle einmal vorgelegten Dokumente, z.B. Geburtsurkunden, digital vorhanden sind, müssen die Neu-Isenburger die Papiere nicht mehr von zu Hause mitbringen. Außerdem verkürzt sich die Aufenthaltsdauer im Bürgeramt deutlich.

Auch die KFZ-Zulassungsstellen in Rheinland-Pfalz verabschieden sich vom Papier und nutzen die Lösung der LORENZ Orga-Systeme GmbH als zentrales Dokumenten Management System. Dabei wird die Anwendung, die mit dem Zulassungsverfahren des Landes eng verzahnt ist, auf Basis einer Nutzungsgebühr gemietet. Die Technik steht zentral im Rechenzentrum in Mainz und wird dort professionell gemanagt. Vor Ort im Amt befinden sich nur noch die Arbeitsplätze und Scanner der Mitarbeiter.

Seit einiger Zeit bietet die ekom21 GmbH in Kooperation mit der LORENZ Orga-Systeme GmbH ein DMS auf Großrechner-Basis an. Größere Kommunen oder Kreise betreiben eine solche Archivlösung aber auch in eigener Regie. Zu diesen Kunden gehört auch die Stadt Kassel.
Die Stadt Kassel führte vor kurzem beim Einwohnermeldeamt die insgesamt dritte Lösung ein; erfolgreich läuft diese schon bei der Kraftfahrzeugzulassung und im Bereich „Steuern und Abgaben“.

Ab 2007 übernimmt die Frankfurter LORENZ Orga-Systeme GmbH den Generalvertrieb für die Softwarelösungen des Bielefelder Spezialisten für die elektronische Archivierung. Dies ist der Inhalt einer weitreichenden Vereinbarung, die beide Unternehmen kürzlich abgeschlossen haben. Wesentlicher Bestandteil ist die Vermarktung, Weiterentwicklung und der technische Kunden-Support für den asOne Document Server, einem Hochleistungs-Backend für die elektronische Archivierung, das bei vielen namhaften Kunden eingesetzt wird.